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還在使用Excel 編更? 是時候使用智能排班管理系統

已更新:2023年8月25日



「編更」是企業管理重要的一環,同時亦是最令主管們感到頭痛的日常工作之一,既要調配好足夠的人手,以滿足店舖的營運需求,亦要考慮每個員工的輪休、上下班時間等需求,確保在雙方面得到平衡下,令企業順利運作。一直以來,主管們都先用人手將排班時間、薪資、休假等員工資料輸入電腦,再利用Excel慢慢調整排班。隨着AI技術的發展,不少企業都會開始改用智能排班管理系統,將繁複的排班工作交由AI自動操作,將主管用於排班的工時,靈活調動至其他工作,促進企業生產力。下文整理了使用智能排班管理系統的好處,助你節省排班時間。


使用傳統Excel排班的缺點

Excel是一個易於操作的工具,但利用Excel排班卻存在有不少限制,例如使用Excel排班,主管需要先人手將員工的資料輸入至Excel,再慢慢按員工需求,調整至足以運作順暢的班表,但整個過程需要花費大量時間,又可能增加出錯的機會;此外,雖然使用Excel可以在輸入特定公式後,自動計算不同員工的工時與薪資預算、輪班津貼等,但如不慎輸入錯誤公式,則可能影響到整間公司的排班,甚至令公司出現虧損。


使用智能排班管理系統的3大好處

使用以AI技術研發的智能排班管理系統智編更,可以避免出現上述使用Excel手動排班的失誤,更有以下3大好處:


一鍵自動排班

使用智編更,由智能排班管理系統為員工排班,主管只需一個按鍵,就可以完成排班。系統會自動按照員工在手機App中遞交的工作偏好,在排班表上的適當崗位上填上合適員工,完成排班後主管只需稍作檢查即可,無需多花額外時間再調整排班表,節省大部份排班的時間成本。


清晰的團隊時間表與日曆

智編更手機App中提供清晰時間表,主管在檢查過排班表沒有問題後,員工就可以隨時隨地,在手機App檢查未來的值勤時間表,工作時間、地點、擔任崗位等資料,令每日的工作流程更加流暢;另外亦設有團隊和個人日曆,主管和員工可以在日曆中監督、協調工作日程,以及檢視不同員工的工作進度。


支援手機打卡

智編更支援手機打卡功能,員工的個人手機將成為公司的值勤簿。配合手機的GPS功能、或連接公司的Wifi網絡,員工可以輕鬆執行上下班的打卡簽到,而休息時間、轉移工作地點等記錄均一目了然,節省人力資源部門整理及維護簽到設備的成本,減少營運開支。


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